A mai felgyorsult világunkban a legnagyobb stresszforrást az állandó rohanás, időhiány jelenti az emberek többségének, ezért a hatékonyabb időgazdálkodáshoz adok 11 tippet.
FELADATLISTA VEZETÉSE: Mindig legyen naprakész feladatlistád! Ha másra nincs is épp időd, a lista végére írd fel az újonnan felmerült feladatot, nehogy kimenjen a fejedből, aztán később írj mellé határidőt is, majd sürgősség, fontosság alapján állítsd őket sorrendbe (az előző posztban bemutatott Eisenhower-mátrix segít ebben). A feladatlistádat papíralapon és online is vezetheted, melyhez akár számos szoftver, alkalmazás támogatását is igénybe veheted, akár úgy is, hogy többen együtt tudtok dolgozni rajta (pl. Trello, Asana, Monday, Taskade stb.).
HETI/NAPI FELADATLISTA KÉSZÍTÉSE: Érdemes egy heti, de legalább a következő napi feladatokat előre megtervezni úgy, hogy igyekezz viszonylag pontosan megbecsülni az elvégzéséhez szükséges időt, majd állítsd sorrendbe, hogy mikor melyikkel fogsz foglalkozni. A tervezésnél ne felejtsd el az énidős programjaidat is figyelembe venni, illetve két komolyabb feladat között szánj némi időt pihenésre is. Végül hagyj némi időkeretet üresen az előre nem tervezhető, hirtelen beeső azonnali feladatokra is. Hidd el, megéri némi időt rászánni a tervezésre, sokkal könnyebb úgy nekiállni az adott napnak, hogy előtte nap már látod kb. mi vár Rád, kevésbé folyik szét a napod, ha egy terv mentén haladsz. Tudom, vannak olyan munkakörben dolgozó emberek, akiknek nehezen tervezhetőek előre a feladataik, de a tevékenységük egy részénél, illetve a magánéletükben nekik is hasznos lehet a feladatlista alkalmazása.
ALAKÍTS KI JÓL MŰKÖDŐ NAPI RUTINT, RENDSZERT: Igyekezz egy egyértelmű, jól működő napi rutint kialakítani Önmagad, Családod, Munkatársaid részére, így mindenki tudja mi a dolga, sok rohanástól, feszültségtől kímélheted meg Magadat. Pl. Mindennek meg van a maga helye, így nem mennek el drága percek az életedből keresgetéssel, Gyermeketekkel este előre bepakol(tat)játok az iskolatáskát, előző nap megbeszélitek kinek mi lesz másnap a feladata, közös családi naptárat vezettek a programokról, feladatmegosztásról stb.
KEZD A NEHEZEBB FELADATTAL: Ha megoldható, kezd a napodat a nehezebb, esetleg halogatott feladatokkal, ha azokon túlesel, már könnyebben állsz neki a többinek. Ez különösen a halogatásra hajlamos embereknek lehet hasznos tipp.
HATÁROZZ MEG IDŐKORLÁTOT: Próbáld viszonylag reálisan meghatározni az adott feladat elvégzéséhez szükséges időt és valóban legfeljebb annyit szánj(atok) rá. Pl. Határozzátok meg előre, hogy mennyi ideig tartson egy megbeszélés és fejezzétek be a tervezett időpontban. Érdemes beállítani egy időzítő jelzést néhány perccel a feladatvégzés lejárta előttre, ill. amikor valóban vége van, így hatékonyabban be tudjátok tartani az időkorlátot. Ez a tipp különösen a maximalista típusú emberek számára lehet hasznos, hiszen Ők annyi ideig csinálnak sokszor egy feladatot, ameddig csak idejük engedi, mert mindig tudják még jobbra és jobbra csiszolni azt, amíg tökéletes nem lesz, holott az elég jó verzió is kiváló lenne sokszor.
RACIONALIZÁLJ: Próbáld meg a hasonló típusú feladatokat egyidőben elvégezni.Pl. Ha menned kell a postára és a boltba is, ami közel van egymáshoz, akkor, ha tudod, intézd el egyszerre, ne egymást követő két napon kelljen majdnem ugyanoda elbandukolnod. Ezért is jó többek között, ha van egy feladatlistád, melyen az összes elvégzendő feladatod szerepel, mert így egyben látod a dolgokat és könnyebben tudsz racionalizálni is.
EGYSZERRE EGY FELADATRA KONCENTRÁLJ: Nagyon divatos manapság egyszerre több dologgal is foglalkozni párhuzamosan, holott az embereknek mindössze minimális része képes csak több feladatra hatékonyan koncentrálni egyidőben, ráadásul az agyat is sokkal jobban fárasztja az, hogy a figyelem egyik tevékenységről a másikra ugrál, arról már nem is beszélve, hogy nagyobb a hibázás esélye is. Úgyhogy ha komolyabb feladatod szeretnél elvégezni, egyidőben csak egyre fókuszálj!
NE HALOGASS: Mindannyiunknak vannak mumusfeladatai, amiket csak görgetünk magunk előtt, azonban a halogatást sokszor nyomasztó érzés, szorongás kíséri. Próbáld az adott feladatban megtalálni azt, hogy milyen előnnyel jár, ha elvégzed időben, illetve tudatosítsad magadban azt, hogy milyen hátrányai lesznek, ha tovább halogatod a végrehajtását. Az esetek többségében ezek a feladatok sajnos nem fognak maguktól megoldódni, úgyhogy jobban jársz – bármennyire nehéz is nekiállni -, ha betervezd a feladatlistádba és megcsinálod. Mindig az első lépést a legnehezebb megtenni! Ha tudod, bontsd részfeladatokra az adott feladatot, az is segíthet abban, hogy nekiálljál. A halogatott feladatokat érdemes nap elejére időzítened, mikor még frissebb vagy, vagy arra a napszakra, amikor a leghatékonyabban tudsz koncentrálni. Kezdetben szánj napi 15 percet a halogatott feladatok elvégzésére, ha nekilendülsz, lehet együltő helyedben meg is fogod csinálni, mert érezni fogod azt, hogy jobb minél előbb megszabadulni tőle.
TANULJ MEG NEMET MONDANI: Mindig mérlegelj, ha megkérnek valamire, hogy belefér-e az idődbe, valóban fontos-e Számodra az adott dolog, vagy csak Te tudsz segíteni benne, ha nem, nyugodtan mondjál rá nemet. Általában nem a határaid meghúzásából adódik konfliktus ha nemet mondasz, hanem ha nem megfelelő formában teszed mindezt.
HAGYJ MÁSOKAT IS ÉRVÉNYESÜLNI: Ha úgy érzed, van olyan feladatod, amit más is el tudna végezni helyetted, bízd Rá bátran, rengeteg időt spórolhatsz meg Magadnak vele és akár még a Másik önértékelésének is jót teszel vele. Ezt a tippet különösen akkor érdemes átgondolnod, ha úgy érzed minden feladat a Te válladat terheli, vagy hajlamos vagy túlvállalni Magadat. Bízz a Gyermekedre korának megfelelő feladatokat, ezzel megtanítod az adott feladat elvégzésére, felelősségvállalásra, együttműködésre és sikerélményt is adsz Számára. Ha őszintén Magadba nézel, és úgy látod, hogy a munkahelyeden sokat mikromenedzselsz, akkor épp ideje a feladataid egy részét delegálnod a munkatársaidra, mielőtt kiégsz.
IKTASD KI A ZAVARÓ TÉNYEZŐKET: Ha elmélyülten szeretnél foglalkozni valamivel, zárd ki a figyelemelterelő dolgokat (pl. csevegés funkciók, telefon lenémítása, zárd be az iroda ajtaját ha csöndre vágysz stb.), sokkal hatékonyabb leszel ezáltal.
A hatékony időgazdálkodásodhoz sok sikert kívánok!