Mindannyiunknak 1440 percből áll egy napja, amiből gazdálkodhatunk. A mai felgyorsult világunkban talán az egyik legnehezebb feladat, hogy jól osszuk be a rendelkezésre álló időnket.
Ahhoz, hogy jól tudjunk gazdálkodni az időnkkel, fontos, hogy
– átgondoljuk, milyen feladataink vannak, javaslom, hogy folyamatosan vezess feladatlistát munka- és magánélet területén egyaránt;
– mérlegeljük, hogy valóban nekünk kell-e elvégeznünk az összes feladatot, vagy egy részét rábízhatjuk-e másra;
-megtervezzük, hogy milyen sorrendben álljunk neki a feladataink megvalósításának, mennyire sürgősek és fontosak azok;
– reálisan megbecsüljük azt, hogy kb. mennyi időre lesz szükségünk a végrehajtásukhoz.
Ma az Eisenhower-mátrix használatát mutatom meg, mely egyszerű és könnyen használható módszer a feladatok priorizálása és a hatékonyabb időgazdálkodás kialakítása érdekében, magánéletben és a munkavégzés területén egyaránt. A módszer lényege alapvetően az, hogy minden elvégzendő feladatot rangsorolunk annak fontossága és sürgőssége szerint.
Azt, hogy hogy is néz ki az Eisenhower-mátrix, azt a bejegyzés képénél láthatod, azt pedig, hogy konkrétan mit is jelentenek a táblázat egyes elemei, arról az alábbiakban írok pár gondolatot.
Fontos, sürgős feladatok:
– ide írd fel a fontos, közeli határidős feladataidat;
– itt sorold fel azokat a feladataidat is, melyek elvégzése nélkül nem tudsz más feladatnak nekiállni;
-mindig ezekkel a feladatokkal érdemes kezdened a teendőid végrehajtását.
Fontos, nem sürgős feladatok:
– ideális esetben itt található a legtöbb feladatod, hiszen fontos feladatokat tartalmaz, azonban ezek elvégzésére kellő idő áll rendelkezésedre, így kevésbé nyomasztóak ezek megvalósítása, mint a fontos, sürgős feladatoké;
-fontos szem előtt tartanod azonban, hogy ezekkel a feladatokkal is folyamatosan haladnod kell, különben ezek a teendők is könnyen átkerülhetnek a fontos, sürgős feladatok közé.
Sürgős, nem fontos feladatok:
– az itt lévő feladatok végrehajtása általában egyszerű(bb), rutinszerű tevékenységekből áll, így ezeket ha tudod, nyugodtan átadhatod olyannak, aki meg tud vele birkózni (pl. családtagod, munkatársad, barátod stb.) – a feladatvégzés betanítására és a végrehajtás ellenőrzésére érdemes figyelmet szentelni -, így több időd jut az előző két kategóriában szereplő feladatok elvégzésére.
Nem sürgős, nem fontos feladatok:
– ide tartoznak a teljesen felesleges, időrabló tevékenységek (pl. cél nélküli telefonnyomkodás).
Fontos, hogy a feladataid közé ne felejtsd el betervezni az énidős programjaidat sem!
Ajánlom, hogy próbáld ki az Eisenhower-mátrix alkalmazását, nekem hatékonyan működik, bízom benne, hogy Te is hasznosnak találod majd. Az elején kicsit nehézkesnek tűnhet az alkalmazása, de 1-2 alkalom után rájössz, hogy a saját életedet könnyíted meg vele. Hatékony időgazdálkodást kívánok Neked! Ne feledd: „Az időhiány valójában a fontossági sorrend hiánya.” (Timothy Ferriss)