A HATÉKONY IDŐGAZDÁLKODÁS KULCSA 6. RÉSZ

AZ IDŐRABLÓ TÉNYEZŐK LEGYŐZÉSE

A hatékony időgazdálkodás egyik buktatója, ha engedjük, hogy az időrabló tényezők elhatalmasodjanak a mindennapi életünkön. Ebben a bejegyzésben ezeket a káros tényezőket fogom bemutatni, illetve azon eszközöket, melyek segítségével ezek mederben tarthatóak.

Az időrabló tényezők egy része láthatatlanul oson be az életünkbe és rengeteg hasznos időnket rabolja el, pedig egy kis odafigyeléssel, következetességgel nagyon sok értékes percet, órát tudunk megspórolni ezek kiiktatásával.

Időrabló tényezők és azok kiküszöbölésére vonatkozó megoldási lehetőségek:

• célok hiánya: erről részletesen írtam korábban „A célhoz vezető út” c. bejegyzésemben, ott tudod elolvasni;
• prioritási sorrend felállításának nélkülözése: ezzel kapcsolatban „A hatékony időgazdálkodás kulcsa, 2. A tervezés és priorizálás fontossága” c. bejegyzésem megtekintését javaslom;
• tervezés mellőzése vagy tervezési hibák: az előző pontban jelzett bejegyzésben a tervezés fontosságát részletesen kifejtettem, ott át tudod nézni;
• kapkodás, késés: a késés tiszteletlenség a másik féllel szemben, hiszen mindenkinek drága a saját ideje, melyet az egyre felgyorsuló világunkban még jobban be kell osztanunk. A késés másrészről mind a várakozó, mind a késő számára frusztrációt okoz, ráadásul a kapkodás növeli a hibázás lehetőségét és a stresszszint növekedését, ezért törekedjünk mindig az időben történő elindulásra és érkezésre. Ha már látjuk, hogy késni fogunk, jelezzük a várakozó fél számára időben, hogy mennyi a késés előre látható ideje, mert így elképzelhető, hogy a várakozási időt hasznosabban ki tudja használni;
• várakozás, holtidők kihasználatlansága: az előző pontban a kapkodás és késés kártékony hatását már érintettem, azonban fontosnak tartom kiemelni, hogy ha várakoznod kell más miatt, vagy valami okból kifolyólag holtidőd keletkezik (pl. míg Gyermeked edzésén várakozol) érdemes a felmerülő „szabadidőt” minél hatékonyabban kihasználni (pl. olvasás, tanulás, munkavégzés, a Gyermek edzése alatt saját sporttevékenység végzése vagy bevásárlás stb.);
• saját időd védelmének hiánya: nagyon zavaró tud lenni, ha egy feladat végzése közben mások megzavarnak, vagy esetleg önmagadat zökkented ki feleslegesen, ezért érdemes a saját időd védelme érdekében lépéseket tenned, melyekhez konkrét javaslatokat „A hatékony időgazdálkodás, 5. Delegálás és önmenedzselés” c. bejegyzésben írtam;
• határozatlanság: rengeteg felesleges időt és energiát emészt fel, sőt, adott esetben akár anyagi kárt is okozhat a döntésképtelenség, ezért mindig érdemes a döntés meghozatalához szükséges információkat a lehető legrövidebb idő alatt összegyűjteni, majd ezt követően egy úgynevezett a döntés mellett és ellen szóló érvek listáját összeállítani, mely megmutatja, hogy az adott döntés mellett milyen pro és kontra érvek szólnak, mely döntés a legracionálisabb, melyet minél előbb érdemes meghozni;
• felesleges információk begyűjtése egy döntés előtt: az információk begyűjtése nagyon fontos egy döntés meghozatalát megelőzően, azonban a feleslegesen összegyűjtött információk időrabló tényezők, úgyhogy igyekezzünk mindig csak annyi fontos információt begyűjteni, ami a döntés meghozatalához valóban elengedhetetlenül fontos;
• önfegyelem hiánya, rossz szokások: minden olyan cselekvés, mely céltalan, vagy adott esetben káros, az felesleges időrabló tényezőnek minősül (pl. céltalan nassolás és kütyüzés, pletyizés munkaidőben stb.), melyeket erős önfegyelemmel kordában lehet tartani;
• a napi rutin és rend(szer) hiánya: a napi rutin és rend(szer) kialakításának és betartásának a fontosságáról, eszközeiről „A hatékony időgazdálkodás 4. Napi rutin és rend(szer)” c. blogbejegyzésben írtam részletesen;
• felesleges beszéd és panaszkodás: sokan rengeteg időt töltenek azzal, hogy tettek helyet felesleges beszédre és különösen panaszkodásra fordítják az idejük és energiájuk egy részét, mely mind saját maguk, mind a másik fél számára időrabló és energiacsökkentő hatással bír, próbáljuk szem előtt tartani azt a közmondásunkat, hogy „Sok beszédnek, sok az alja”, valamint azt, hogy a negatív gondolatoknak, rendszeres panaszkodásnak káros hatása van a hangulatunkra, szervezetünkre, gyakorlatilag saját magunkat mérgezzük vele;
• fókuszáltság hiánya: a megosztott figyelemre jellemző, hogy sok mindenbe belekapunk, de nem fejezzük be a folyamatokat, nem érünk a végére semminek, mely a hatékonyságot jelentős mértékben csökkenti, a hibázás kockázatát pedig sokszorosan megnöveli, így igyekezzünk egyszerre egy dologra, de arra maximális odafigyeléssel foglalkozni, és ha végeztünk az adott feladattal, akkor álljunk neki a következő teendő elvégzésének;
• mindenáron a tökéletességre való törekvés: sajnos a mai világ, egyes emberek élete kívülről nézve sokkal csillogóbbnak látszik, mint a valóságban, a sok internetes fórumon is az emberek előszeretettel a szebb, retusáltabb külső és belső értékeiket mutatják meg, mely tovább növeli az arra különösen hajlamos emberek esetében a mindenáron tökéletességre való törekvését, mely hosszú távon fárasztó, felőröli az adott személyt, ezért a mindenáron tökéletességre való törekvés helyett érdemes a Számodra és más számára is elég jó megoldás megtalálására fókuszálni;
• másoknak való megfelelési kényszer: ahhoz hogy boldog legyél nem másoknak, hanem önmagadnak kell megfelelned. Sokszor találkozom olyan emberrel, aki azt gondolja, hogy ha majd lefogy boldog lesz és egyéb ehhez hasonló célkitűzésekhez köti a boldogságát. A boldogság belülről fakad, ha magadnak megfelelsz és megtalálod a lelki egyensúlyodat, akkor másoknak is meg fogsz felelni, az ehhez vezető utat kell megtalálnod, de erről még lesz szó egy későbbi bejegyzésben;
• praktikus eszközök, jó gyakorlatok alkalmazásának hiánya: rengeteg idő spórolható meg jól működő eszközök, gyakorlatok, praktikák, alkalmazások stb. használatával, érdemes ezeknek utánanézned és kipróbálnod;
• feledékenység: van egy mondás, miszerint „Ha nincs eszed, legyen noteszed!”, én ennek a híve vagyok, minden fontos információt, vagy akár csak egy ötletmorzsát is felírok, így nem vesznek el a sok ezer információ között, mely napi szinten ér bennünket;
• jó emberi kapcsolatok hiánya, nehézségek cipelése hosszú időn keresztül magunkkal: sok energiát és időt elvesz az élnetünkből a jó emberi kapcsolatok hiánya vagy a ránk nehezedő problémák hosszú távon történő hurcolása, melyre három megoldás van alapvetően, elfogadni, változtatni, vagy elengedni. Ha nem tudod elfogadni, változtass. Ha nem tudsz rajta változtatni, akkor engedd el. Sokszor tapasztalom azt, hogy egy megoldatlan konfliktus kapcsán míg az egyik fél évekig képes az ebből eredő mázsást súlyt cipelni, addig a másik fél „boldogan éli világát”, a konfliktuskezelés, illetve elengedés fontosságáról részletesebben írok majd egy későbbi blogbejegyzésben;
• nem megfelelő kommunikáció: a legtöbb konfliktus alapja a megfelelő kommunikáció hiánya, mely alatt mind a mennyiséget, mind a minőséget, nevezetesen az erőszakmentes kommunikáció alkalmazásának hiányát is értem, fontos továbbá a megfelelő időzítés is, de ezzel a témával is részletesebben fogok foglalkozni egy későbbi bejegyzésben, mert a mindennapi életminőségünket alapvetően meghatározza, hogy hogyan kommunikálunk másokkal, illetve magunkról;
• jog- és felelősségi körök tisztázatlansága: fontos, hogy minden feladat elvégzése során pontosan kerüljön előzetesen meghatározásra, hogy kinek milyen jogai és kötelességei vannak, ezzel a feladat gördülékenyebben elvégezhető, a felesleges viták pedig minimalizálhatóak;
• delegálási képesség hiánya: a delegálás fontosságát „A hatékony időgazdálkodás, 5. Delegálás és önmenedzselés” c. bejegyzésben részletesen körbejártam, érdemes átnézni, ha esetleg még nem tetted meg;
• képességek, készségek hiánya: rengeteg felesleges idő spórolható meg azzal, hogy ha egy adott feladat elvégzéséhez a szükséges képességekkel és készségekkel bírunk. Amennyiben valami tudás hiányát érezzük, fejlesszük azon a téren magunkat vagy vegyük igénybe szakember segítségét;
• folyamatos készenlét, ha szükséges, ha nem, nehogy valamiről lemaradjak: sok emberrel találkozom nap, mint nap, akinek kialakult az a tévképzete vagy rossz szokása, hogy ha valamit nem csinál meg azonnal, akkor lemarad valami fontos információról, dologról, érdemes átgondolni, hogy mi az aminek elmulasztása valóban jelentős problémát okozna számodra, mi az a feladatami megvár később is és mi az ami csak pótcselekvés és egyáltalán nem szükséges foglalkozni vele. A priorizálásnak fontos szerepe van e téren is. A saját pihenőidődet is tiszteletben kell tartani (pl. nyaralás alatt pihenjél, a feladatokat a helyettesed lássa el, nem kell a medencében ülve is a céges üzeneteket olvasni, vagy ha pár napig, óráig kimaradsz az FB világából, nem fog összedőlni valószínűleg a világ stb.);
• fáradtság: amennyiben nem fordítasz kellő időt a pihenésre a szervezeted előbb utóbb megbosszulja, előbb csak fáradsággal, majd később komolyabb egészségügyi problémák is előjöhetnek, úgyhogy mindig fordíts kellő figyelmet a tested, lelked feltöltődésére;
• nemet mondás képességének hiánya: erről a problémáról szintén írtam már „A hatékony időgazdálkodás, 5. Delegálás és önmenedzselés” c. bejegyzésben;
• felesleges aggódás: az aggódás hosszan tartó félelem, amit a bizonytalanság okoz. Sokszor találkozom azzal, hogy emberek olyan dolgokon is aggódnak előre feleslegesen, melyek bekövetkeztének valószínűsége kívülről nézve esélytelen vagy minimális. Van egy mondás, miszerint „A hídon akkor kell átmenni, ha odaérünk”, mellyel egyetértek, azzal kiegészítve, hogy az irányt azért érdemes ismernünk ahhoz, hogy a hidat megtaláljuk. Az aggódalom megelőzésére, illetve leküzdésére azt javaslom, hogy igyekezz a mában élni és ne azzal töltsd a drága idődet, hogy jövőbeni negatív eseményeket vizionálj, ez persze nem jelenti azt, hogy az előre látható veszélyekre, nehézségekre ne készüljünk fel időben, csak feleslegesen ne generáljunk magunknak rossz „látomásokat”. A második megoldási kulcsot a kizárólag valódi tényekre való koncentrálás jelenti, azaz a valódi tényeket gyűjtsük össze, nem pedig azt, hogy mi mit gondolunk, érzünk az adott dologgal kapcsolatban, mert a kettő között óriási különbség lehet. A harmadik megoldási kulcs pedig az aggodalomrombolás, melynek technikáját egy későbbi bejegyzésben majd részletesebben is ismertetem.
• halogatás: mindannyian hajlamosak vagyunk egy-egy feladat halogatására, ki ritkábban ki gyakrabban, ezek azok a feladatok, melyekről tudjuk, hogy fontos lenne elvégeznünk, de mégsem tesszük meg időben és emiatt sokszor bűntudat is gyötör bennünket. Ahhoz, hogy a halogatáson felülkerekedjünk, az alábbiakat javaslom. Először is be kell látnunk, hogy valóban halogatunk valamit, majd ezt követően fel kell tárnunk, hogy vajon mi ennek az oka, ezután érdemes kidolgozni egy cselekvési tervet a halogatott feladat elvégzésre vonatkozóan, majd fontos, hogy valóban hajtsuk is végre a kitűzött feladatokat, melyhez „A célhoz vezető út” c. blogbejegyzésemben javasolt útmutatót segítségedül szolgál.

A napunk folyamán rengeteg időrabló tényezővel találkozunk, melyet sokszor vagy fel sem ismerünk, vagy nem tulajdonítunk nekik jelentőséget, esetleg nem mérjük fel reálisan az időrablási képességüket (pl. csak 5 perc alatt átfutottam a híreket, ami napi szinten valójában 1 órát vitt el az életemből; csak átpörgettem pár perc alatt mit posztoltak az ismerőseim, ami a nap végére akár 2 órát is kitett összességében; csak kicsit segítettem a főnököm kérésére más munkájának elvégzésében, mert mégis hogy mondhatnék nemet Neki, ami a saját munkám rovására 3 órát jelentett; ha kicsit előbb átgondoltam volna, nem kéne most újra beülnöm az autóba és visszamenni ugyanoda elintézni valamit, ahonnan épp megjöttem, újabb mínusz 1 óra stb.). Javaslom, hogy pár napig vezessél napi „időtükröt”, azaz egy papírra napközben folyamatosan írd fel, hogy milyen tevékenységeket végeztél és külön külön azok mennyi idődet vettek igénybe, a legapróbb dolgokat is jegyzed fel, esetleg írd mellé, hogy miért végezted az adott tevékenységet (pl. kötelező feladat, utazás alatti unaloműző stb.), milyen feladat maradt ki, aminek elvégzése fontos lett volna aznap számodra, mi volt ennek az oka és ebbe a „tükörbe belenézve” látni fogod, hogy hol folynak el az értékes perceid, mi az, amin érdemes lenne változtatnod. Ha viszonylag sokat használod a telefonodat, érdemes megnézned a Digitális jólét funkciód mérésének eredményét is, mely pontosan megmutatja mennyi időt és mire használtad a telefonodat az adott napon, mely szintén igen meglepő eredményeket tud mutatni, tapasztalatból tudom… Ugyanakkor az időrabló tényezők felismerés és az ellenük való küzdelem komoly lépést jelent a hatékony időgazdálkodásod irányába, így mindenképp érdemes akár már ma a nyomára bukkannod ezeknek a kis időtolvajoknak, melyhez sok sikert kívánok!

Ha úgy érzed, hogy szívesen dolgoznál velem akár a hatékonyabb időgazdálkodásod kialakításán, vagy bármely más célkitűzésed megvalósításán, elakadásod megoldásán, keress bátran, örömmel segítek Neked!