A HATÉKONY IDŐGAZDÁLKODÁS KULCSA 5. RÉSZ megoldasodkulcsa.hu

DELEGÁLÁS ÉS ÖNMENEDZSELÉS

A hatékony időgazdálkodás egyik fontos eleme a priorizálás, mellyel kapcsolatban a legfontosabb tudnivalókat „A tervezés és a priorizálás fontossága” c. bejegyzésben már ismertettem. A priorizálás során felmerült, hogy a sürgős, de nem fontos feladatok elvégzését érdemes másra rábízni, így jelen bejegyzésben a delegálásról fogok részletesebben írni, emellett pedig az önmenedzselés fontosságáról is szó lesz.

A delegálás azt jelenti, hogy egy feladat elvégzését egy másik személyre bízod rá. Sokan nehezen veszik rá magukat a delegálásra, a különböző emberekkel folytatott beszélgetéseim során az alábbi indokok hangoztak el: „nem akarok ezzel a feladattal mást terhelni”, „megoldom egyedül, másnak sincs segítsége, mégis elboldogul”, „mire elmagyarázom és megérti, addigra már el is felejtem, hogy foglalkoztam ezzel az üggyel”, „nem hiszem, hogy képes rá bárki is, hogy normálisan elvégezze ezt a feladatot, nem szoktak ilyet csinálni”, „mire oda jutnék, hogy elmondjam mi a feladat, már nagyon kevés idő marad a végrehajtásra, úgyhogy gyorsan kényszerből megcsinálom saját magam”, „azt se tudom, hogy kezdjek neki a delegálásnak”, illetve ami nem hangzott konkrétan el, de egyértelműen érzékelhető volt az adott személy elmondásából, az az, hogy ha nem delegál fontosabbnak/hasznosabbnak érzi magát, illetve akadt olyan is, aki a hatalmát félti.

A delegálás pedig számos előnnyel jár, ezek közül az alábbiakat emelném ki:

csökken az elvégzendő feladatok száma, ezzel időt takarítunk meg;
az átruházható teendők helyett más feladatokkal tudunk foglalkozni;
azáltal, hogy mást is bevonunk a feladat elvégzésébe, bizalmat közvetítünk irányába, növeljük az önállóságát és a felelősségvállalását, adott esetben motiváltabbá is tesszük;
a feladat végrehajtása során új megvalósítási módok, ötletek merülhetnek fel, melyek magunktól egyébként nem biztos, hogy előkerültek volna;
Sokszor hallom főleg anyukáktól, hogy nem akarom a nyugdíjas szüleimet, egyéb családtagjaimat, barátaimat terhelni a gyerekekre való vigyázással, pedig az esetek többségében ezen személyek örömmel vennék ki a részüket a gyerekek körüli teendőkből, hiszen boldog pillanatokat, közös élményeket szereznének, másrészről az emberek egy része hasznosabbnak is érzi magától ettől a feladattól, úgyhogy bátran merj segítséget kérni, de persze a mértékletesség elvét ebben az esetben is tartsd szem előtt.

Delegálás során az alábbi szempontokat kell figyelembe venned:

megfelelő személyre kell delegálnod a feladatot;
előzetesen egyeztetned kell az illetővel, akire a feladatot szeretnéd delegálni,nismertetve Vele a feladattal kapcsolatos főbb tudnivalókat;
a beszélgetést megelőzően át kell gondolnod az alábbiakat: a feladat ellátásával kapcsolatban milyen eredmény és egyéb elvárásod van, mennyi idő áll rendelkezésre a megvalósítására, ha nagyon muszáj mond el, hogy milyen módszereket javasolsz alkalmazni a végrehajtás során, de alapvetően bízzál a végrehajtásért felelős személy tudásában, tapasztalatában, kreativitásában, a teljes feladatot delegálni szeretnéd vagy csak egy részét, elegendő egy személyre rábíznod a feladatot vagy több illető igénybevételét igényli, rendelkezik-e az adott illető minden szükséges ismerettel, képességgel, készséggel és tapasztalattal ahhoz, hogy sikeresen végrehajtsa a feladatot vagy bármilyen fejlesztésre, információra szükség van előzetesen;
pontosan ismertetned kell a feladatot, valamint az előző pontban felsorolt egyéb szempontokat, elvárásokat az illetővel, akire a feladatot delegálod;
mindig ellenőrizned kell, hogy az adott személy, akire a feladat elvégzését rábíztad, pontosan érti-e a feladatot és az ezzel kapcsolatos egyéb fontos dolgokat;
amennyiben több személyre együttesen delegálod a feladatot, valamennyiükkel közösen is át kell beszélned az elvégzendő feladattal kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat (részfeladatok, határidők egyeztetése stb.), meg kell határoznod, hogy kinek milyen joga és felelőssége van a feladat végrehajtása során, ki kell jelölnöd egy főfelelőst, aki a feladat komplex végrehajtásáért felel irányodba;
biztosítanod kell a feladat végrehajtásában résztvevő személyeket arról, hogy kérdés, elakadás esetén rendelkezésükre állsz;
a feladat végrehajtását nyomon kell követned, rendszeres tájékoztatást kell kérned, hogy naprakész legyél a megvalósítás állásáról;
indokolt esetben döntéseket kell hoznod menet közben, illetve be kell avatkoznod a feladat végrehajtásába;
a feladat végrehajtását követően fontos, hogy közösen vonjátok le a tanulságokat, majd értékeld a feladatot végrehajtók munkáját, melyről jelezz is vissza számukra.
természetesen nagy különbség van aközött, hogy a magánéletedben vagy a munkahelyeden delegálsz egy feladatot, de mindkét esetben érdemes használnod ezt az eszközt, mert kulcsszerepe van abban, hogy mire jut időd a mindennapokban és ennek következtében hogyan érzed magad a bőrödben. Fontos, hogy a munkamegosztást tudatosan alakítsd ki és következetesen tart(ta)sd be.

Az önmenedzselés lényege az időgazdálkodással összefüggésben tömören az, hogy olyan célokra fókuszáljunk, amelyek számunkra fontosak, igyekezzünk ezeket megvalósítani, illetve fenntartani. A célkitűzés, priorizálás, napi rutin fontosságáról – melyek a sikeres önmenedzselést elősegítik – már egy korábbi bejegyzésben írtam, most az önmenedzselés kommunikációs vetületével kapcsolatban osztok meg néhány gondolatot.

Az önmenedzseléssel kapcsolatban az alábbi kommunikációs feladatokra érdemes odafigyelned:

saját határaid pontos megszabása, a határok betartása és betartatása: jelöld ki a határaidat, konkrétan mi az, ami belefér Neked és mi az, ami már nem, ezt tudatosítsd a környezetben és ne engedd, hogy más átlépje ezeket;
a saját időd védelme: mindig tartsd szem előtt, hogy a saját feladataid megvalósítását prioritásként kell kezelned, ez persze nem jelenti azt, hogy ne segítsél másoknak, de hogy mikor és milyen formában teszed azt meg, az legyen a saját döntésed. Ha nyugodt körülmények között szeretnél dolgozni például a munkahelyeden, jelezd ezt a Munkatársaid felé egy ajtóra kitett udvariasan megfogalmazott „ne zavarj” táblával, vagy jelölj ki előre konkrét időpontokat, amikor „magadra zárod az ajtót” és kizárólag elmélyülős feladatokkal foglalkozol. Határozz meg olyan időszakokat amikor biztosan fogadsz vendégeket (ilyenkor viszont tiszteld meg a teljes figyelmeddel). Ha a Gyermeked előszeretettel jön kérdéseket feltenni, vagy hogy játszál Vele, mikor épp egy sürgős, elmélyülős feladat közepén vagy, beszéld meg Vele, hogy az elkövetkező pl. fél órában nyugalomra van szükséged, melyet tartson tiszteletben, esetleg adjál Nekik 1-3 „kérdezés lehetősége” utalványt, melyet a kijelölt időszak alatt felhasználhat, de ezen felül hagynia kell koncentrálni, ha ügyesen teljesíti utána játszatok közösen. Ezeken kívül érdemes önmagadra is odafigyelned, hogy ha elmerülsz egy feladatban – és megteheted – némítsd le a telefonodat, vagy legalább a nem sürgős információkat tartalmazó értesítéseket, hogy ne vonja el minden pittyegés a figyelmedet összpontosítás közben. Igyekezz az előre eltervezett napirendedet következetesen betartani stb.;
a nemet mondás képessége: nemet mondani nem mindig egyszerű feladat, pedig ahhoz, hogy az időddel jól tudjál gazdálkodni, a Számodra fontos feladatokra jusson elég időd, időnként nélkülözhetetlen. A hangsúly leginkább azon van, hogy az adott nemet milyen formában mondjuk. Nagyon hasznos, ha megtanulod az erőszakmentes kommunikáció alapjait, az asszertív beszédelemek és értő figyelem alkalmazását (ezekre egy későbbi bejegyzésbe majd visszatérek). Fontos, hogy udvariasan, kedvesen, de határozottan, a nemet mondás okát megindokolva megfelelő non-verbális kommunikációval alátámasztva mondjál nemet. Ha úgy látod jónak, kérjél kis időt a nemet mondást megelőzően, hogy átgondold a lehetőségeket.
mások elvárásainak való megfelelés kezelése: fontos, hogy alapvetően magadnak és ne másoknak akarjál megfelelni. Ez nem jelenti azt például, hogy nem kell elvégzened becsületesen a munkádat, de határozottan jelezd azt, hogy ha valaki a kijelölt határaidat átlépi, nem kell és nem is tudsz úgysem mindenkinek megfelelni;
a delegálás művészete: fent írtam már erről a témakörről részletesen.
problémamegoldási képesség használata, fejlesztése: igyekezz a nehézségekben nem a problémát, hanem a lehetőséget meglátni, a felmerült nehézségeket higgadtan átgondolni és a lehetséges megoldási alternatívákat feltérképezni. Egytől egyig vizsgáld meg az érveket, ellenérveket, mérlegeld, hogy milyen döntésnek milyen következménye lehet, kire számíthatsz az adott nehézség megoldása során, korábban tapasztaltál-e már ilyen típusú elakadást, akkor mi volt arra a válaszod, az jól működött-e vagy nem. Vond le a tanulságokat és ez alapján hozzad meg döntésedet.

Javaslom, gondold át, hogy melyek azok a feladatok (lehet magánéleti, munkahelyi stb.), amelyeket nem fontos, hogy személyesen Te végezzél el, és próbáld ki a delegálás művészetét a fenti szempontok figyelembevételével, hiszem, hogy már az első próbálkozásnál érezni fogod a pozitív hatását. Második feladatként a következő napokban a gyakorlatban is alkalmazd az önmenedzselés egyes fenti eszközeit és meglátod, nem is úgy reagálnak sokszor az emberek, mint ahogy azt Te előzetes esetleg elképzeled például egy nemetmondás vagy delegálás esetében.

Ha úgy érzed, hogy egyedül nehezen megy a gyakorlatban is alkalmazni a fenti technikákat, vagy egyéb elakadásod van, melynek megoldásán szívesen dolgoznál velem együtt, keress bátran, várom a jelentkezésedet!