A HATÉKONY IDŐGAZDÁLKODÁS KULCSA 4. RÉSZ

NAPI RUTIN ÉS REND(SZER)

Az előző bejegyzésekben áttekintettük a célok meghatározásának szempontjait, foglalkoztunk a priorizálás és feladatlista készítésének fontosságával, most a napi rutin és a hatékonyan működő rend(szer) előnyeit mutatom be, melyek a jól működő időgazdálkodásnak szintén fontos eszközeit képezik.

Bizonyára Te is hallottad már azt a közmondást, hogy „Rend a lelke mindennek!”. Persze sokaknak erről egyből Einstein egyik mondása jut eszébe, miszerint “Csak egy őrültnek van szüksége a rendre, egy zseni uralja a káoszt.”. Nem állítom, hogy a „káoszgazda” nem látja át a saját rendszerét, mindenesetre most inkább a jól kialakított rend(szer) és a napi rutin pozitív hatásairól írok néhány gondolatot.

A jól kialakított napi rutin előnyei:

• ad egy jól működő napirendet, rendszert az életednek;
• elősegíti a feladatok hatékony megvalósítását, azok ésszerűsítését;
• a tervezés következtében kiszámíthatóságot biztosít;
• csökkenti a stresszes helyzetek kialakulásának az esélyét;

A napi rutin kialakítása eleinte kicsit időigényes feladat, nehéznek is tűnhet betartani a tervezett napirendet, de kis idő elteltével azonban szokássá válik, és ha érzed a pozitív hatását már nem is szeretnél csak úgy „lebegni” a nagyvilágban. Mire érdemes figyelned a napi rutin kialakításánál:

• szedd össze az összes felmerülő feladatodat, vannak naponta mindig visszatérő teendők, de akadnak heti vagy havi rendszerességgel felmerülők, ennek függvényében vedd figyelembe ezeket a tervezés során, amit tudsz feladatvégzést, tömbösítsél (pl. egyszerre intézed el a bevásárlást, a postát és a gyógyszertárat, ha közel vannak egymáshoz, ne pedig napi 3-szor keljél útnak);
• priorizálj (erről az előző bejegyzésben már részletesebben írtam, a delegálás művészetével pedig a közeljövőben alaposabban is megismerkedhetsz);
• vannak állandó időpontokhoz kötött feladatok (pl. hány órára kell beérni a munkahelyedre, mikorra kell óvodába/iskolába/edzésre vinni a gyerek(ek)et, mikor van fix időpontban tartott megbeszélésed stb.) és akadnak olyanok is, amelyeket a nap bármely időszakában elvégezhetsz;
• a napirend tervezését mindig a kötött időpontban elvégzendő feladatokkal kezdd, mert azok Rajtad kívül állóak, így érdemben befolyásolni sem tudod őket, kénytelen vagy alkalmazkodni hozzájuk, majd ezt kövesse a rugalmas időpontban is elvégezhető tennivalók betervezése;
• vedd figyelembe a saját biológiai ritmusodat, hiszen személyenként változó, hogy a nap melyik időszakában vagyunk szellemileg és fizikailag is aktívabbak, gondold át, hogy a hajnali pacsirták vagy az éjjeli baglyok táborát erősíted, és a rugalmas időpontban elvégezhető feladatok esetében – ha tudod – erre is legyél tekintettel (pl. ha hajnali pacsirta típus vagy, érdemes a sportolást kora reggelre, akár napindító tevékenységként időzítened, míg ha éjjeli bagoly vagy, akkor sokszor a munka, esti rutinfeladatok végén mozogsz szívesebben);
• egyszerre mindig egy feladat megvalósítására koncentrálj, ha egyidőben több dologba is belekapsz, az csökkenti a hatékonyságodat, rontja a koncentrációképességedet és növeli a hibázás lehetőségét;
• fontos, hogy tervezz be rövidebb pihenőidőket egy-egy feladat elvégzése után és az alatt – a lehetőségeid figyelembevételével – olyan tevékenysége(ke)t végez, ami kikapcsol, feltölt;
• igyekezz úgy megtervezni a napi rutinodat, hogy a reggelek ne rohanással induljanak, legyen kicsi időd magadhoz térni, megkávézni, reggelizni, hiszen ahogy indul a napod, az nagyrészt befolyásolja az egész napod lefolyását is. Mondom én, aki sokáig (és sajnos időnként még most is) kikészítettem a környezetemet a szundi gomb reggelente 10-szer történő megnyomásával, de ha én meg tudtam (részben) változni, akkor Neked is biztos sikerülni fog!;
• szánj elég időt Magadra, a kikapcsolódásra, olyan tevékenységek végzésére, ami örömet okoz, mozgásra, egészséges táplálkozásra, valamint a kellő mennyiségű alvásra. Korábban én is mindig sajnáltam az időt az alvásra, mert feleslegesen eltékozolt időnek éltem meg – főleg mióta anya lettem és többszörösére növekedett a naponta elvégzendő feladataim száma -, de mar már elismerem, hogy nagyon fontos erre is kellő időt szánni, mert ha nem pihensz és alszol eleget előbb utóbb romlik a koncentrációképességed, hibát hibára halmozol, türelmetlenebbé és stresszesebbé válsz, hosszabb távon pedig betegségek előidézője is lehet a kialvatlanság.

„A napirend azt is jelenti, hogy bizonyos szempontból visszakapod a saját életed, mert sokkal hatékonyabban szervezheted a napjaidat.” (Sofia Axelrod)

Mivel segítheted még elő, hogy a napod minél gördülékenyebben zajlódjon?

• Alakíts ki jól működő rendszereket, amelyeket Te magad és a családod többi tagja is alkalmaz, ami feladatot lehet, egyszerűsíts le, pl. este készítsétek ki a másnapi ruhákat, pakoljátok össze azokat a dolgokat, amit másnap magatokkal kell vinnetek, ezzel elkerülhetitek, hogy reggel mérgezett egérként rohangáljatok fel-alá a lakásban, különösen a gyerekes családok esetében lehet ennek nagy jelentősége; beszéljétek át előző este, hogy másnap kinek milyen elfoglaltsága, feladata lesz (mi erre a közös vacsora után szoktuk 1-2 percet szánni), minden dolognak legyen meg a saját helyet, melyet tegyél/tegyetek is vissza, így elkerülitek azt, hogy órákig kelljen mindent keresnetek és még számos praktikát alkalmazhatsz, ami megkönnyíti a mindennapjaidat;
• légy proaktív, ne szaladj a dolgok után, próbálj meg egy lépéssel mindig előre gondolkodni és ennek mentén szervezni a napodat, sok felesleges feladattól, bosszúságtól megkímélheted ezáltal magadat, ráadásul így lépéselőnybe is kerülsz, valamint nem kell felesleges konfliktusokba belemenned;
• delegálj egyes feladatokat másokra, fogadj el külső segítséget (ezzel kapcsolatban egy később bejegyzésben majd még adok részletesebb tippeket);
• sajátítsd el az önmenedzselés tudományát (pl. tanulj meg elegánsan, de határozottan nemet mondani, erre is majd még visszatérek egy később bejegyzésben);
• zárd ki amennyire tudod az időrabló tényezőket a mindennapjaidból (ez is egy külön bejegyzés témája lesz);
• tanulj meg erőszakmentesen kommunikálni, csodákra képes (ehhez is adok majd segítséget a későbbiek folyamán);
• tanuld meg a stresszt korlátok közé szorítani, megfelelően kezelni (ez a téma is megér egy önálló bejegyzést);
• fejleszd a problémamegoldó képességedet és egyéb készségeidet (ehhez is adok majd segítséget);
• légy rugalmas! Sokszor rajtunk kívül álló okokból másképp alakulnak a dolgok, mint ahogy előzetesen elterveztük, de az élet már csak ilyen, meg kell tanulnunk alkalmazkodni valamelyest és legfőképpen a változások mögött nem a problémát meglátni, hanem egy új lehetőség felmerülésének esélyét.

Javaslom, hogy gondold át a jelenlegi napi rutinodat és módosíts rajta a fentiek figyelembevételével, ha szükségesnek tartod. Ha úgy érzed, hogy egyedül nehezen megy, jó lenne valaki, aki segítene a megoldásod kulcsának megtalálásában és szívesen dolgoznál velem együtt, keress bátran, várom a jelentkezésedet!