A TERVEZÉS ÉS A PRIORIZÁLÁS FONTOSSÁGA
Az előző bejegyzésben általánosságban mutattam be, hogy milyen eszközök segíthetnek a hatékonyabb időgazdálkodásban. A célok, részcélok meghatározásával kapcsolatban „A célhoz vezető út” című bejegyzésemben írtam, így most a feladatok tervezéséről és a priorizálás fontosságáról osztok meg Veled néhány gondolatot.
Ahhoz, hogy a célhoz vezető úton végig tudjunk haladni, az előttünk álló feladatokat minél hatékonyabban el tudjuk végezni, fontos, hogy
- pontosan lássuk milyen teendőkkel kell szembenéznünk;
- megtervezzük milyen sorrendben állunk neki a feladatok megvalósításának;
- tudjuk ehhez mennyi időre lesz szükségünk;
- mérlegelnünk kell azt is, hogy mi az, ami fontos és/vagy sürgős feladat és mi az, ami ráér vagy
- egyáltalán nem érdemes vele foglalkozunk.
A jó tervezés
- segít a kijelölt úton maradni;
- támogatja a hatékonyabb munkavégzést;
- javítja a költséghatékonyságot;
- sok felesleges stressztől megkímél, ami az átgondolatlanságból, ad hoc feladatellátásból ered.
„Az időhiány valójában a fontossági sorrend hiánya.” (Timothy Ferriss)
Priorizálnék, de hogyan álljak neki?
Az elvégzendő feladatok fontossági sorrendjét és időbeli ütemezését segít áttekinteni az Eisenhower-mátrix, melynek segítségével rangsorolhatjuk a ránk váró feladatokat.
| SÜRGŐS | NEM SÜRGŐS | |
| FONTOS | Végezd el ezt a feladatot most! | Tervezd be ezt a feladatot! |
| NEM FONTOS | Delegáld másra ezt a feladatot! | Töröld ezt a feladatot! |
Fontos, sürgős feladatok:
- ezekkel a feladatokkal érdemes mindig kezdeni;
- ide tartoznak a közeli határidős feladatok;
- olyan feladatok is itt találhatóak, melyek elvégzése nélkül nem tudunk más feladatoknak nekiállni.
Fontos, nem sürgős feladatok:
- ideális esetben itt van a legtöbb feladat, hiszen fontos feladatokat tartalmaz, azonban ezek elvégzésére kellő idő áll rendelkezésre, így kevésbé nyomasztó ezek megvalósítása, mint a fontos, sürgős feladatoké;
- fontos szem előtt tartani azonban, hogy ezekkel a feladatokkal is folyamatosan haladnunk kell, különben ezek a teendők is könnyen átkerülhetnek a fontos, sürgős feladatok közé.
Sürgős, nem fontos feladatok:
- az itt lévő feladatok végrehajtása általában egyszerű(bb), rutinszerű tevékenységekből áll, így ezeket nyugodtan delegáljuk másra, aki meg tud birkózni vele – a feladatvégzés betanítására és a végrehajtás ellenőrzésére érdemes figyelmet szentelni -, így több időnk jut az előző két kategóriában szereplő feladataink elvégzésére.
Nem sürgős, nem fontos feladatok:
- ide tartoznak a teljesen felesleges, időrabló tevékenységek (pl. cél nélküli telefonnyomkodás stb.).
Most, hogy az Eisenhower-mátrix működését áttekintettük, javaslom, hogy írd össze a feladataidat, és helyezd el a mátrixban. Ha ezzel kész vagy, jöhet a feladatlista összeállítása, melyről a következő bejegyzésben írok részletesebben, remélem akkor is velem tartasz! Ha pedig úgy érzed, hogy egyedül nehezen találod meg a hatékony időgazdálkodásod kulcsát, esetleg elakadsz a tervezés vagy priorizálás során és szeretnéd, hogy segítsek benne, keress bátran!