A FELADATLISTA
Az előző bejegyzésben a tervezés és a priorizálás fontosságát, valamint egy jól alkalmazható eszközt, az Eisenhower-mátrixot mutattam be, most a feladatlista összeállításáról osztok meg néhány gondolatot Veled.
Ott tartottunk tehát, hogy írd össze valamennyi feladatodat, és helyezd el az Eisenhower-mátrixban. Ha ezzel kész vagy, jöhet a feladatlista összeállítása a fontos és sürgős, valamint a fontos, de nem sürgős feladatok figyelembevételével! A sürgős, de nem fontos feladatokat nyugodt szívvel bízd rá másra, arra figyelj csak oda, hogy ha szükséges, az átvevő személy tanulja meg, hogy kell jól, hatékonyan elvégezni az adott feladatot, illetve időnként ellenőrizd/ellenőriztesd a megvalósítását. A se nem sürgős, se nem fontos feladatokat pedig lehetőség szerint hanyagold a jövőben, sok időt tudsz megspórolni vele!
„Nem az a baj, hogy kevés idő áll a rendelkezésünkre, hanem főképp az, hogy sokat elfecsérelünk abból, ami adatik.” (Lucius Annaeus Seneca)
A feladatlista összeállításának szempontjai:
- éves, havi, heti és napi bontású feladatlistát is készíthetsz, a feladatok típusától függ, hogy milyet érdemes választanod, én napi szinten tervezem és kontrollálom a feladataim előrehaladását, általában hét vége felé összeírom a következő heti feladatokat napi bontásban, így egyben látom az egész heti rám váró teendőket, ezáltal könnyebben meg tudom valósítani, illetve látom, ha valamivel jobban haladok, vagy lemaradásban vagyok a tervezethez képest;
- előre kerüljenek a fontos és sürgős feladatok a határidejük és a megvalósításukhoz szükséges időigény figyelembevételéve, majd ezeket kövessék a fontos, de nem sürgős feladatok;
- elég kulcsszavakat használnod a feladatlistádban, lényeg, hogy Te tudd, pontosan mit is értesz az adott feladat alatt, mit kell vele csinálnod, ha szükségesnek tartod pár szóban részletesebben is kifejtheted;
- minden egyes feladat elvégzését kösd konkrét, de reális határidőhöz;
- folyamatosan tartsd karban a feladatlistádat, ellenőrizd a feladatok előrehaladását, a határidők állását, ha valami miatt szükségessé válik, változtass a feladatok sorrendjén;
- ha egy feladat elvégzéséhez segítséget kell igénybe venned, ne halogasd, ne szégyelld, tedd meg minél előbb az ehhez szükséges lépéseket;
- ha egy feladatot elvégeztél, távolítsd el a listádról, az újakat pedig folyamatosan írd hozzá, a naprakész feladatlista óriási segítséget jelent a mindennapi életben;
- használd a modern technika vívmányait a feladatlista vezetésénél (pl. amennyiben számítógépen/telefonon vezeted a feladatlistádat, nem kell újra leírni kézzel az egészet, ha változik a tartalma, sorrendje; állíts be figyelmeztető jelzéseket, mikor az adott feladat elvégzésének neki kell állnod, illetve ami a határidő közeledtét jelzi számodra, így megúszod a felesleges kapkodást stb.);
- ha többen dolgoztok egy nagyobb feladaton, használjatok közös – lehetőség szerint a változásokat online követő – feladatlistát, ebben az esetben határozzátok meg előre pontosan, hogy egy-egy részfeladat elvégzéséért ki, milyen formában és határidővel felel;
- ahhoz, hogy a feladatlistában szereplő határidőket tartani tudjad, fontos, hogy az adott feladat elvégzésére rendelkezésre álló időkeretet előre határozd meg, és ha annak végrehajtásában Rajtad kívül más is érintett, a többi féllel is közöld előre, illetve igyekezzél azt minél pontosabban betarta(t)ni. Ilyenek például a megbeszélések, ahol érdemes előre megegyezni a találkozó
időtartamának hosszáról, így mindkét fél könnyebben tervezheti a többi programját, feladatvégzését, jobban tudja előre strukturálni a megbeszélést a rendelkezésre álló időtartam figyelembevételével; - igyekezz egyszerre egy feladatra, de arra alaposan koncentrálni;
- ha van a feladatlistádon olyan feladat, amely másik munka vagy más munkájának az elvégzéséhez nélkülözhetetlen és a fontos és sürgős listádon szerepel, akkor azt igyekezz előrébb venni, hogy ha végeztél vele más is dolgozhasson rajta mielőbb.
Javaslom, hogy ha eddig nem tetted, most készítsd el a saját feladatlistádat (lehet magánéleti és munkahelyi tevékenységre vonatkozóan egyaránt alkalmazni) a fenti szempontok figyelembevételével. A következő bejegyzésben folytatom a hatékony időgazdálkodás eszközeinek ismertetését, tartsál velem akkor is!
Ha úgy érzed, hogy egyedül nehezen találod a megoldásod kulcsát és szívesen dolgoznál velem együtt, keress bátran, várom a jelentkezésedet!